In vielen Betrieben ist es üblich, Urlaubspläne öffentlich auszuhängen. Nicht selten in Büros, Lager, Werkstatt oder gar im Kundenkontaktbereich. Das vereinfacht natürlich nach Bedarf den Tausch von Schichten oder die Einsatzplanung zum Beispiel für Technik, Service und Verkauf. Aber auch ein Urlaubskalender, der öffentlich aushängt, fällt unter den Datenschutz. Hier werden regelmäßig Daten von Personen abgebildet. Hierzu zählen neben den Personendaten auch die Urlaubszeiten. Auch wenn es gefühlt ein berechtigtes Interesse des Vorgesetzten oder der Personalabteilung geben mag, haben Arbeitnehmer grundsätzlich keinen rechtlichen Anspruch darauf, den kompletten Urlaubsplan der Kolleginnen und Kollegen einzusehen. Zu bedenken ist auch, dass eventuell Besucher, Kunden und Lieferanten die Urlaubslisten sehen könnten. Streng genommen darf die Veröffentlichung von einem Urlaubsplan gemäß Datenschutzregeln nur dann erfolgen, wenn alle betroffenen Mitarbeiter diesem Vorgang eindeutig zugestimmt haben. Das lässt sich in guten Zeiten regeln. Grundsätzlich muss ein Arbeitgeber also auch die Bedenken seiner Angestellten ernstnehmen, wenn diese sich gegen die Veröffentlichung vom Dienstplan stemmen. Der Datenschutz bestimmt eindeutig, dass gegen den Willen der Betroffenen keine personenbezogenen Daten öffentlich gemacht werden dürfen, nicht einmal innerhalb des Unternehmens. Besser ist es also, dies mit freiwilligen Zustimmungen zu regeln. Ist dies geschehen, lässt sich die Eintrittswahrscheinlichkeit einer Datenschutzverletzung weiter noch reduzieren, wenn anstatt der Namen verschiedene Farben oder Zahlen (z.B. Personalnummer) den Beschäftigten zugeordnet werden und die wahren Daten (Namen) somit vor neugierigen Blicken und vor unnötigem Ausplaudern geschützt werden. Tipp 1: Der Datenschutz ist dann gewahrt, wenn Sie im Rahmen des Arbeitsvertrages oder anderer Vereinbarungen das Einverständnis aller Mitarbeiter hierfür einholen. Widerspricht ein Mitarbeiter dem, dürfen Sie dessen Daten nicht gegen seinen Willen veröffentlichen. Tipp 2: Wenden Sie sich auch an Ihren Datenschutzbeauftragten, um sich über mögliche Strategien zu informieren, um bei der Veröffentlichung von Urlaubs- oder Dienstplan den Datenschutz bestmöglich zu gewährleisten. Tipp 3: Mit dem Datenschutz-Quick-Check der imatec GmbH legen Sie nicht nur den Beschäftigtendatenschutz auf die Waage. Mit gezielten Kontrollfragen an die gesamte Datenschutzorganisation ermittelt der Berater mit Ihnen gemeinsam die Schwachstellen und bereitet praxisgerechte Maßnahmen mit Ihnen vor.
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